Co lze digitalizovat
- přijaté a vydané faktury (PDF, strukturované formáty),
- bankovní výpisy a platby napojené přímo z internetového bankovnictví,
- pokladní doklady a paragony pořízené mobilem,
- smlouvy a přílohy ve sdíleném úložišti s přístupovými právy,
- komunikaci s účetní a schvalování dokladů v aplikaci.
Elektronické doklady a archivace
Doklady lze archivovat v elektronické podobě, pokud je zajištěna jejich čitelnost, věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu. Při skenování papírových originálů se vyplatí ponechat originály smluv a dokladů k majetku. Elektronická faktura má stejné právní účinky jako papírová, pokud odběratel s elektronickou formou souhlasí.
Jak digitalizaci zavést krok za krokem
- Spočítat, kolik dokladů měsíčně zpracováváte a odkud přicházejí.
- Zvolit účetní program nebo aplikaci, kterou zvládne i vaše účetní.
- Napojit bankovnictví a dohodnout způsob předávání dokladů.
- Určit, kdo doklady schvaluje a kam se ukládají.
- Domluvit zálohování a přístupová práva.
Na co dát pozor
Digitalizace nezbavuje povinnosti doklady uchovávat po zákonnou dobu (účetní záznamy pět let, doklady k DPH deset let). Důležité je zálohování, řízení přístupu a ochrana osobních údajů v dokladech.
Papírové a elektronické zpracování dokladů
| Oblast | Papírově | Elektronicky |
|---|---|---|
| Předání účetní | osobně nebo poštou | sdílené úložiště, aplikace, e-mail |
| Archivace | šanony, prostor | zálohované úložiště s přístupem |
| Hledání dokladu | ruční prohledávání | vyhledávání podle dodavatele a data |
| Chyby přepisu | časté | omezené díky importu dat |
Časté otázky
Můžu po naskenování zahodit papírové doklady?
Pokud splníte podmínky elektronické archivace, ano. Originály smluv, listin a dokladů k majetku si ale doporučujeme ponechat.
Musí být faktury ve strukturovaném formátu?
Ne, pro běžné soukromé podnikání stačí PDF. Strukturované formáty urychlují zpracování a vyžadují je některé firmy a úřady.
Jak bezpečné je sdílené úložiště?
Záleží na poskytovateli a nastavení. Používejte dvoufázové ověření, oddělte přístupy a zálohujte data mimo hlavní úložiště.
Kolik digitalizace stojí?
Základní nástroje jsou často v ceně účetní služby. Vlastní účetní program nebo aplikace se platí zvlášť, řádově stovky až tisíce korun měsíčně.