Co je zálohová faktura
Zálohová faktura se vystavuje před plněním a žádá zákazníka o úhradu předem, například u zakázky na míru, cestovního ruchu nebo při obchodu s novým odběratelem. Pojem proforma faktura se používá stejně, někdy v zahraničním obchodě. Pro daně ani účetnictví není dokladem o plnění.
Neplátce DPH
Neplátce DPH po přijetí zálohy žádný daňový doklad nevystavuje. Zálohová faktura slouží jako výzva k úhradě, po zaplacení vystavíte konečnou fakturu na celou částku a záloha se na ní odečte. U OSVČ s daňovou evidencí je příjmem až zaplacená částka.
Plátce DPH
Plátce DPH vystavuje po přijetí zálohy daňový doklad k přijaté platbě, obvykle do 15 dnů od přijetí platby. V něm uvede základ daně a DPH z přijaté částky. Konečná faktura pak obsahuje celé plnění a odečet dříve zdaněné zálohy. Chyba v dokladu k záloze bývá častým důvodem dodatečných úprav DPH.
Praktický postup
- Zákazníkovi pošlete zálohovou fakturu s číslem účtu a variabilním symbolem.
- Po připsání platby vystavte daňový doklad (plátce) nebo potvrzení o přijetí platby.
- Po dokončení plnění vystavte konečnou fakturu s odečtem zálohy.
- Zálohu párujte s objednávkou nebo smlouvou, aby se nezapomněla.
Zálohy i DPH pohlídáme v rámci vedení účetnictví.Nezávazná poptávka
Zálohová faktura a daňový doklad
| Doklad | Kdy vzniká | Je daňovým dokladem |
|---|---|---|
| Zálohová (proforma) faktura | před plněním | ne |
| Daňový doklad k přijaté platbě | po přijetí zálohy (plátce DPH) | ano |
| Konečná faktura | po dokončení plnění | ano, s odečtem zálohy |
Časté otázky
Je zálohová faktura totéž co proforma?
V českém prostředí ano, oba pojmy označují výzvu k platbě předem.
Musím zálohovou fakturu účtovat?
Nezaúčtovává se jako pohledávka ani výnos. Účtuje se až přijatá záloha, u plátce DPH i s daní.
Kdy vystavím doklad k přijaté platbě?
U plátce DPH do 15 dnů od přijetí zálohy, pokud se týká zdanitelného plnění.